Dokumenty od dodávateľa pleťovej kozmetiky: čo by mala mať lekáreň na Slovensku

Ktoré dokumenty by mala lekáreň mať pri každej značke pleťovej kozmetiky?

Deväť položiek, rozdelených na to, čo vám raz dá dodávateľ, a to, čo si vytvárate sami pri každej dodávke. Zákonné povinnosti týkajúce sa bezpečnosti nesie zodpovedná osoba; vašou povinnosťou ako distribútora je kontrolovať etikety, správne skladovať a sledovať šarže. Záznamy dokazujú, že ste urobili oboje. Príručka k certifikáciám vysvetľuje, ktoré označenia sú zákonné a ktoré dobrovoľné; táto stránka je pracovným súborom.

Články sa vzťahujú na nariadenie (ES) č. 1223/2009.¹

Ako by mali vyzerať dokumenty o zodpovednej osobe a bezpečnosti?

Krátke písomné vyhlásenia, nie hrubé zložky. Pri každej značke si vyžiadajte jeden list alebo e-mail, ktorý uvedie zodpovednú osobu a jej adresu v EÚ, potvrdí notifikáciu v CPNP pri každom SKU z vašej objednávky a potvrdí, že pri každom existuje posúdenie bezpečnosti a informačná dokumentácia o výrobku.¹ Potom adresu porovnajte s obalom. Nesúlad medzi dokladmi a obalom je prvou medzerou, ktorú treba hľadať, a stačí na to, aby ste zaradenie pozdržali, kým sa nevysvetlí.

PIF bežne neuvidíte. Článok 11 vyžaduje, aby bola ľahko dostupná pre orgány dozoru na adrese uvedenej v notifikácii a uchovávala sa desať rokov od uvedenia poslednej šarže na trh.¹ Vaším dokladom je potvrdenie, založené podľa dátumu.

Čo sa počíta ako doklad o GMP a certifikácii?

Pri GMP certifikát ISO 22716 alebo nedávna správa z auditu, ktorá pokrýva pleťovú kozmetiku. Článok 8 predpokladá správnu výrobnú prax, ak sa dodržiavajú harmonizované normy, a ISO 22716 je práve takýmto usmernením pre výrobu, kontrolu, skladovanie a expedíciu.¹⁵ Skontrolujte dátum: minuloročný certifikát nehovorí nič o tohtoročných šaržiach.

Pri certifikácii si vezmite certifikát a výrobky vyhľadajte v adresári COSMOS.⁶ Skontrolujte tri veci: názov certifikačného orgánu, či je pokryté každé SKU, ktoré zaraďujete, a dátum platnosti. Ak značka používa pri jednom výrobku označenie COSMOS Organic a pri inom COSMOS Natural, vaše regálové kartičky sa musia riadiť výrobkom, nie značkou. Rozdiel vysvetľuje príručka k COSMOS.

Čo kontrolovať pri prevzatí dodávky?

Etiketu, šaržu a dátumy, na jednej otvorenej krabici z každého SKU. Článok 6 ods. 2 ukladá tieto kontroly distribútorovi predtým, ako výrobok sprístupní na trhu.¹ Odporúčame krátky postup pri príjme tovaru:

1. Meno a adresa zodpovednej osoby sú uvedené a zhodujú sa s položkou 1.
2. Číslo šarže na obale aj na dodacom liste.
3. Dátum minimálnej trvanlivosti alebo symbol doby použiteľnosti po otvorení pri výrobkoch s trvanlivosťou nad 30 mesiacov.¹
4. Zoznam zložiek s nadpisom „Ingredients“ v rovnakom poradí ako INCI, ktoré máte založené.
5. Jazyk vhodný pre váš trh.
6. Upozornenia tam, kde ich výrobok potrebuje.

Prvú krabicu každého SKU odfoťte a fotografiu založte ako položku 7. Keď dodávateľ zmení etiketu, ďalšia fotografia to hneď ukáže.

Ako ovplyvnia termíny nariadenia 2023/1545 vaše zásoby?

Rozdelia ich na dve časti. Nariadenie (EÚ) 2023/1545 pridáva do zoznamu na označovanie 56 alergénov z vôní, ktoré sa uvádzajú jednotlivo nad 0,001 % v nezmývateľných a 0,01 % v zmývateľných výrobkoch.² Výrobky uvedené na trh po 31. júli 2026 musia mať rozšírené označenie; výrobky uvedené na trh pred týmto dátumom sa smú predávať do 31. júla 2028.³

V praxi:

• Teraz: pri príjme tovaru skontrolujte, či nové dodávky uvádzajú rozšírené údaje o alergénoch tam, kde je to relevantné.
• Počas roka 2027: staršie balenia predávajte ako prvé. Pozíciu zásob spred augusta 2026 na regáli si označte.
• Do júla 2028: každé balenie bez rozšíreného označenia musí z regálu odísť.

Rozšírené označenie je dôležité aj pri pulte. Zákazník so známou alergiou číta riadok INCI kvôli pomenovaným alergénom, preto by váš tím mal vedieť, ktoré výrobky ich obsahujú. Odpovede pri pulte nájdete v príručke k regálu pre citlivú pleť. Pre retinolové výrobky platí podľa nariadenia (EÚ) 2024/996 samostatný súbor limitov a termínov; venuje sa im príručka k limitom pre retinol.

Potrebujete karty bezpečnostných údajov alebo certifikáty analýzy?

Nie. Požiadavky REACH na karty bezpečnostných údajov sa nevzťahujú na hotové kozmetické výrobky určené konečnému používateľovi.⁴ Certifikáty analýzy sú interným dokumentom výrobcu na uvoľnenie šarže a nepatria k obsahu PIF uvedenému v článku 11 ods. 2.¹ Ak ich vyžaduje váš vlastný systém kvality, vyžiadajte si ich; inak sú dokumentmi, ktoré odpovedia zákazníkovi či inšpektorovi, INCI, potvrdenie o posúdení bezpečnosti a záznam o šarži.

Ako Endless Pure rieši záznamy o dodávateľovi?

Informácie o produktoch sú partnerom k dispozícii; prehľad pre nákupcov uvádza fakty o značke a podmienky:

• Informácie o produktoch: k dispozícii partnerom po overení účtu; partneri dostanú marketingové materiály a informácie o produktoch.
• Certifikácia: každá receptúra okrem Eye Renewal Patches má certifikát ECOCERT COSMOS (Natural alebo Organic).
• Legislatíva: receptúry sú v súlade s nariadením (ES) č. 1223/2009.
• GMP: výroba v zariadeniach GMP s certifikáciou ISO 22716 v Lotyšsku, vo Francúzsku a v Severnej Amerike.
• Šarže: každá veľkoobchodná objednávka je čerstvá šarža, pričom čas výroby závisí od objemu objednávky, odoslaná so sledovaním, takže dodací list a číslo šarže prídu spolu.

Prehľad pre lekárne ukazuje rady a veľkoobchodné podmienky.

Endless Pure ponúka atraktívnu maržu až 50 %. Presné obchodné podmienky a ceny sú dostupné vo vašom obchodnom účte po overení vašej firmy.