Documentos do fornecedor de skincare: o que uma farmácia deve guardar

Que documentos deve uma farmácia guardar para cada marca de skincare?

Nove elementos, divididos entre o que o fornecedor lhe entrega uma vez e o que a farmácia constrói a cada entrega. As obrigações legais de segurança cabem à Pessoa Responsável; as suas obrigações como distribuidor são verificar rótulos, armazenar corretamente e rastrear lotes. O dossier prova que fez ambas as coisas. O guia das certificações explica que menções são legais e quais são voluntárias; esta página é o dossier de trabalho.

Os artigos referem-se ao Regulamento (CE) n.º 1223/2009.¹

Como devem ser os documentos da Pessoa Responsável e de segurança?

Declarações escritas curtas, não dossiers volumosos. Peça uma carta ou um e-mail por marca que identifique a Pessoa Responsável e a respetiva morada na UE, confirme a notificação no CPNP de cada referência da sua encomenda e confirme que existem uma avaliação de segurança e um Ficheiro de Informações sobre o Produto para cada uma.¹ Depois compare a morada com uma embalagem. Uma divergência entre a documentação e a embalagem é a primeira falha a procurar, e basta para suspender a referenciação até ser explicada.

Normalmente não verá o PIF. O artigo 11.º exige que esteja facilmente acessível às autoridades na morada indicada na notificação e que seja conservado durante dez anos após a colocação do último lote no mercado.¹ A sua prova é a confirmação, arquivada por data.

O que conta como prova de BPF e de certificação?

Para as BPF, um certificado ISO 22716 ou um relatório de auditoria recente que abranja o skincare. O artigo 8.º presume que há boas práticas de fabrico quando são seguidas normas harmonizadas, e a ISO 22716 é essa diretriz para produção, controlo, armazenamento e expedição.¹⁵ Verifique a data: o certificado do ano passado nada diz sobre os lotes deste ano.

Para a certificação, peça o certificado e procure os produtos no diretório COSMOS.⁶ Verifique três coisas: o nome do certificador, que cada referência que vende está abrangida e a data de validade. Se a marca usa a assinatura COSMOS Organic num produto e COSMOS Natural noutro, os seus cartões de prateleira têm de seguir o produto, não a marca. O guia COSMOS explica a diferença.

O que verificar quando chega uma entrega?

O rótulo, o lote e as datas, numa caixa aberta por referência. O artigo 6.º, n.º 2, faz destas verificações as do distribuidor antes de disponibilizar um produto.¹ Sugerimos uma rotina curta de receção:

1. Nome e morada da Pessoa Responsável presentes e coincidentes com o elemento 1.
2. Número de lote na embalagem e na guia de remessa.
3. Data de durabilidade mínima, ou símbolo de período após abertura para produtos que duram mais de 30 meses.¹
4. Lista de ingredientes precedida de «Ingredients», pela mesma ordem do INCI que tem em arquivo.
5. Língua adequada ao seu mercado.
6. Precauções, quando o produto as exige.

Fotografe a primeira caixa de cada referência e arquive a fotografia como elemento 7. Quando um fornecedor altera um rótulo, a fotografia seguinte mostra-o de imediato.

Como afetam as datas de alergénios do 2023/1545 o seu stock?

Dividem o seu stock em dois. O Regulamento (UE) 2023/1545 acrescenta 56 alergénios de fragrâncias à lista de rotulagem, declarados individualmente acima de 0,001% nos produtos sem enxaguamento e de 0,01% nos produtos com enxaguamento.² Os produtos colocados no mercado após 31 de julho de 2026 têm de ter a rotulagem alargada; os produtos colocados no mercado antes dessa data podem continuar à venda até 31 de julho de 2028.³

Na prática:

• Agora: na receção, confirme que as novas entregas apresentam as declarações alargadas de alergénios, quando aplicável.
• Até ao fim de 2027: venda primeiro as embalagens mais antigas. Assinale a posição na prateleira de qualquer stock anterior a agosto de 2026.
• Até julho de 2028: qualquer embalagem sem a rotulagem alargada sai da prateleira.

A rotulagem alargada também conta ao balcão. Um cliente com uma alergia conhecida lê no INCI os alergénios identificados, por isso a sua equipa deve saber que produtos os contêm. O guia da prateleira para pele sensível tem as frases para o balcão. Para os produtos com retinol aplica-se um conjunto separado de limites e datas ao abrigo do Regulamento (UE) 2024/996; o guia dos limites de retinol trata deles.

Precisa de fichas de dados de segurança ou de certificados de análise?

Não. Os requisitos de fichas de dados de segurança do REACH excluem os produtos cosméticos acabados destinados ao utilizador final.⁴ Os certificados de análise são um documento interno do fabricante para libertação de lotes e não fazem parte do conteúdo do PIF enumerado no artigo 11.º, n.º 2.¹ Se o seu próprio sistema de qualidade os exigir, peça-os; caso contrário, o INCI, a confirmação da avaliação de segurança e o registo do lote são os documentos que respondem a um cliente ou a um inspetor.

Como trata a Endless Pure o dossier do fornecedor?

A marca está organizada para preencher este dossier depressa, e a ficha para compradores enumera todos os documentos que fornece:

• Informação de produto: disponível para os parceiros assim que a conta for verificada; os parceiros recebem materiais de marketing e informação de produto.
• Certificação: todas as fórmulas, exceto os Eye Renewal Patches, têm certificação ECOCERT COSMOS (Natural ou Organic).
• Regulamento: as fórmulas cumprem o Regulamento (CE) n.º 1223/2009.
• BPF: fabrico em instalações BPF certificadas ISO 22716 na Letónia, em França e na América do Norte.
• Lotes: cada encomenda por grosso é um lote fresco, com prazo de produção dependente do volume da encomenda, enviado com seguimento, por isso a guia de remessa e o número de lote chegam juntos.

A página para farmácias apresenta as linhas e as condições profissionais.