Documenti del fornitore skincare: cosa deve conservare una farmacia

Quali documenti dovrebbe conservare una farmacia per ogni marchio skincare?

Nove elementi, divisi tra ciò che il fornitore Le consegna una volta e ciò che costruisce Lei a ogni consegna. Gli obblighi di legge sulla sicurezza spettano alla Persona Responsabile; i Suoi obblighi di distributore sono controllare le etichette, conservare correttamente e tracciare i lotti. Il fascicolo dimostra che ha fatto entrambe le cose. La guida alle certificazioni spiega quali etichette sono obbligatorie per legge e quali volontarie; questa pagina è il fascicolo operativo.

Gli articoli si riferiscono al Regolamento (CE) n. 1223/2009.¹

Come devono presentarsi i documenti sulla Persona Responsabile e sulla sicurezza?

Brevi dichiarazioni scritte, non fascicoli voluminosi. Chieda per ogni marchio una lettera o un'e-mail che indichi la Persona Responsabile e il suo indirizzo nell'UE, confermi la notifica CPNP per ogni referenza del Suo ordine e confermi che per ciascuna esistono una valutazione della sicurezza e un fascicolo informativo sul prodotto (PIF).¹ Poi confronti l'indirizzo con una confezione. Una discrepanza tra documenti e confezione è la prima lacuna da cercare, e basta a sospendere l'inserimento finché non viene chiarita.

Di norma non vedrà il PIF. L'articolo 11 richiede che sia facilmente accessibile alle autorità all'indirizzo indicato nella notifica e conservato per dieci anni dall'immissione sul mercato dell'ultimo lotto.¹ La Sua prova è la conferma, archiviata con la data.

Cosa vale come prova GMP e di certificazione?

Per le GMP, un certificato ISO 22716 o un rapporto di audit recente che copra lo skincare. L'articolo 8 presume il rispetto delle buone pratiche di fabbricazione quando si seguono norme armonizzate, e la ISO 22716 è la linea guida di riferimento per produzione, controllo, stoccaggio e spedizione.¹⁵ Controlli la data: il certificato dell'anno scorso non dice nulla sui lotti di quest'anno.

Per la certificazione, prenda il certificato e cerchi i prodotti nella banca dati COSMOS.⁶ Controlli tre cose: il nome del certificatore, che ogni referenza inserita sia coperta, e la data di validità. Se il marchio usa la firma COSMOS Organic su un prodotto e COSMOS Natural su un altro, i Suoi cartellini devono seguire il prodotto, non il marchio. La guida a COSMOS spiega la differenza.

Cosa si controlla all'arrivo di una consegna?

Etichetta, lotto e date, su una scatola aperta per referenza. L'articolo 6, paragrafo 2, fa di questi controlli un obbligo del distributore prima di mettere a disposizione un prodotto.¹ Suggeriamo una breve routine in accettazione:

1. Nome e indirizzo della Persona Responsabile presenti e corrispondenti all'elemento 1.
2. Numero di lotto sulla confezione e sulla bolla di consegna.
3. Data di durata minima, oppure simbolo del periodo post-apertura per i prodotti che durano più di 30 mesi.¹
4. Elenco degli ingredienti preceduto da «Ingredients», nello stesso ordine dell'INCI in Suo possesso.
5. Lingua adeguata al Suo mercato.
6. Precauzioni d'uso, dove il prodotto le richiede.

Fotografi la prima scatola di ogni referenza e archivi la foto come elemento 7. Quando un fornitore cambia un'etichetta, la foto successiva lo mostra subito.

Come incidono sulla merce le scadenze sugli allergeni del 2023/1545?

Dividono la merce in due. Il Regolamento (UE) 2023/1545 aggiunge 56 allergeni delle fragranze all'elenco da etichettare, da dichiarare singolarmente oltre lo 0,001% nei prodotti senza risciacquo e lo 0,01% in quelli da risciacquo.² I prodotti immessi sul mercato dopo il 31 luglio 2026 devono riportare l'etichettatura estesa; quelli immessi sul mercato prima di tale data possono restare in vendita fino al 31 luglio 2028.³

In pratica:

• Ora: in accettazione, controlli che le nuove consegne riportino, dove pertinente, le dichiarazioni estese sugli allergeni.
• Per tutto il 2027: venda prima le confezioni più vecchie. Segni la posizione a scaffale di tutta la merce anteriore ad agosto 2026.
• Entro luglio 2028: ogni confezione senza etichettatura estesa esce dallo scaffale.

L'etichettatura estesa conta anche al banco. Un cliente con un'allergia nota legge nell'INCI gli allergeni indicati per nome, quindi il team deve sapere quali prodotti li contengono. La guida allo scaffale pelle sensibile riporta le frasi per il banco. Per i prodotti al retinolo vale un insieme distinto di limiti e scadenze ai sensi del Regolamento (UE) 2024/996; la guida ai limiti per il retinolo li tratta.

Servono schede di dati di sicurezza o certificati di analisi?

No. Gli obblighi REACH sulle schede di dati di sicurezza escludono i prodotti cosmetici finiti destinati all'utilizzatore finale.⁴ I certificati di analisi sono un documento interno del produttore per il rilascio dei lotti e non rientrano nei contenuti del PIF elencati all'articolo 11, paragrafo 2.¹ Se il Suo sistema qualità li prevede, li richieda; altrimenti sono l'INCI, la conferma della valutazione della sicurezza e la registrazione del lotto i documenti che rispondono a un cliente o a un ispettore.

Come gestisce Endless Pure il fascicolo fornitore?

Le informazioni sui prodotti sono a disposizione dei partner; la scheda per gli acquirenti riassume i dati del marchio e le condizioni:

• Informazioni sui prodotti: a disposizione dei partner una volta verificato l'account; i partner ricevono materiali di marketing e informazioni sui prodotti.
• Certificazione: ogni formula tranne gli Eye Renewal Patches è certificata ECOCERT COSMOS (Natural o Organic).
• Regolamento: le formule sono conformi al Regolamento (CE) n. 1223/2009.
• GMP: prodotti in stabilimenti GMP certificati ISO 22716 in Lettonia, Francia e Nord America.
• Lotti: ogni ordine all'ingrosso è un lotto fresco, con tempi di produzione che dipendono dal volume dell'ordine, spedito con tracciamento, quindi bolla di consegna e numero di lotto arrivano insieme.

La pagina dedicata alle farmacie mostra linee e condizioni all'ingrosso.