Documents fournisseur en soin : ce qu’une pharmacie doit conserver

Quels documents une pharmacie doit-elle conserver pour chaque marque de soins ?

Neuf éléments, répartis entre ce que le fournisseur vous remet une fois et ce que vous constituez vous-même à chaque livraison. Les obligations légales en matière de sécurité incombent à la personne responsable ; vos obligations de distributeur consistent à contrôler l’étiquetage, à stocker correctement et à assurer la traçabilité des lots. Le dossier prouve que vous avez fait les deux. Le guide des certifications explique quelles mentions sont légales et lesquelles sont volontaires ; cette page est le dossier de travail.

Les articles renvoient au Règlement (CE) n° 1223/2009.¹

À quoi doivent ressembler les documents de la personne responsable et de sécurité ?

De courtes déclarations écrites, pas des dossiers épais. Demandez, pour chaque marque, un courrier ou un e-mail qui nomme la personne responsable et son adresse dans l’UE, confirme la notification CPNP de chaque référence de votre commande et confirme l’existence d’une évaluation de la sécurité et d’un dossier d’information sur le produit (DIP) pour chacune.¹ Comparez ensuite l’adresse avec un emballage. Un écart entre les documents et l’emballage est la première lacune à rechercher, et il suffit à suspendre le référencement jusqu’à explication.

Vous ne verrez normalement pas le DIP. L’article 11 impose qu’il soit facilement accessible aux autorités à l’adresse indiquée dans la notification et conservé dix ans après la mise sur le marché du dernier lot.¹ Votre preuve est la confirmation, classée par date.

Qu’est-ce qui vaut preuve des BPF et de la certification ?

Pour les BPF, un certificat ISO 22716 ou un rapport d’audit récent couvrant les soins. L’article 8 présume le respect des bonnes pratiques de fabrication lorsque des normes harmonisées sont appliquées, et l’ISO 22716 en est la ligne directrice pour la production, le contrôle, le stockage et l’expédition.¹⁵ Vérifiez la date : le certificat de l’an dernier ne dit rien des lots de cette année.

Pour la certification, prenez le certificat et recherchez les produits dans l’annuaire COSMOS.⁶ Vérifiez trois points : le nom du certificateur, la couverture de chaque référence que vous listez et la date de validité. Si la marque utilise la signature COSMOS Organic sur un produit et COSMOS Natural sur un autre, vos fiches conseil doivent suivre le produit, pas la marque. Le guide COSMOS explique la différence.

Que vérifier à l’arrivée d’une livraison ?

L’étiquette, le lot et les dates, sur un carton ouvert par référence. L’article 6, paragraphe 2, fait de ces vérifications celles du distributeur avant la mise à disposition d’un produit.¹ Nous conseillons une courte routine de réception :

1. Nom et adresse de la personne responsable présents et conformes à l’élément 1.
2. Numéro de lot sur l’emballage et sur le bon de livraison.
3. Date de durabilité minimale, ou symbole de durée d’utilisation après ouverture pour les produits qui se conservent plus de 30 mois.¹
4. Liste des ingrédients précédée du mot « Ingredients », dans le même ordre que l’INCI que vous détenez.
5. Langue adaptée à votre marché.
6. Précautions d’emploi lorsque le produit l’exige.

Photographiez le premier carton de chaque référence et classez la photo comme élément 7. Lorsqu’un fournisseur modifie une étiquette, la photo suivante le montre immédiatement.

Comment les échéances du règlement 2023/1545 sur les allergènes touchent-elles votre stock ?

Elles coupent votre stock en deux. Le Règlement (UE) 2023/1545 ajoute 56 allergènes de parfum à la liste d’étiquetage, déclarés individuellement au-delà de 0,001 % dans les produits sans rinçage et de 0,01 % dans les produits rincés.² Les produits mis sur le marché après le 31 juillet 2026 doivent porter l’étiquetage étendu ; ceux mis sur le marché avant cette date peuvent rester en vente jusqu’au 31 juillet 2028.³

En pratique :

• Dès maintenant : à la réception, vérifiez que les nouvelles livraisons portent les déclarations d’allergènes étendues lorsque c’est pertinent.
• Jusqu’à fin 2027 : vendez d’abord les emballages les plus anciens. Repérez en rayon l’emplacement de tout stock antérieur à août 2026.
• D’ici juillet 2028 : tout emballage sans étiquetage étendu quitte le rayon.

L’étiquetage étendu compte aussi au comptoir. Un client qui connaît son allergie lit la liste INCI à la recherche des allergènes nommés : votre équipe doit donc savoir quels produits en contiennent. Le guide du rayon peaux sensibles propose les formulations de conseil. Pour les produits au rétinol, un autre ensemble de limites et d’échéances s’applique au titre du Règlement (UE) 2024/996 ; le guide des limites en rétinol les détaille.

Faut-il des fiches de données de sécurité ou des certificats d’analyse ?

Non. Les exigences REACH relatives aux fiches de données de sécurité excluent les produits cosmétiques finis destinés à l’utilisateur final.⁴ Les certificats d’analyse sont un document interne du fabricant pour la libération des lots et ne font pas partie du contenu du DIP énuméré à l’article 11, paragraphe 2.¹ Si votre propre système qualité les exige, demandez-les ; sinon, l’INCI, la confirmation de l’évaluation de la sécurité et la traçabilité des lots sont les documents qui répondent à un client ou à un inspecteur.

Comment Endless Pure gère-t-il le dossier fournisseur ?

Les informations produits sont disponibles pour les partenaires ; la fiche acheteur présente les faits sur la marque et les conditions :

• Informations produits : disponibles pour les partenaires une fois le compte vérifié ; les partenaires reçoivent des supports marketing et des informations produits.
• Certification : toutes les formules, sauf les Eye Renewal Patches, sont certifiées ECOCERT COSMOS (Natural ou Organic).
• Réglementation : les formules sont conformes au Règlement (CE) n° 1223/2009.
• BPF : fabrication dans des sites BPF certifiés ISO 22716 en Lettonie, en France et en Amérique du Nord.
• Lots : chaque commande professionnelle est un lot frais, avec un délai de production qui dépend du volume commandé, expédié avec suivi : votre bon de livraison et votre numéro de lot arrivent ensemble.

La page pharmacie présente les lignes et les conditions professionnelles.