Documentos del proveedor de cosmética: qué debe tener una farmacia

¿Qué documentos debe tener una farmacia de cada marca de cosmética?

Nueve elementos, divididos entre lo que el proveedor le entrega una vez y lo que usted construye en cada entrega. Las obligaciones legales de seguridad recaen en la persona responsable; las suyas como distribuidor son comprobar las etiquetas, almacenar correctamente y trazar los lotes. El archivo demuestra que ha hecho ambas cosas. La guía de certificaciones explica qué menciones son legales y cuáles voluntarias; esta página es el archivo de trabajo.

Los artículos se refieren al Reglamento (CE) n.º 1223/2009.¹

¿Cómo deben ser los documentos de la persona responsable y de seguridad?

Declaraciones breves por escrito, no expedientes voluminosos. Pida una carta o un correo por marca que indique la persona responsable y su dirección en la UE, confirme la notificación en el CPNP de cada referencia de su pedido y confirme que existen una evaluación de la seguridad y un expediente de información del producto para cada una.¹ Después compare la dirección con un envase. Una discrepancia entre la documentación y el envase es la primera laguna que conviene buscar, y basta para aplazar la incorporación hasta que se explique.

Normalmente no verá el PIF. El artículo 11 exige que esté fácilmente accesible para las autoridades en la dirección indicada en la notificación y que se conserve durante diez años después de la introducción en el mercado del último lote.¹ Su prueba es la confirmación, archivada con su fecha.

¿Qué sirve como prueba de BPF y de certificación?

Para las BPF, un certificado ISO 22716 o un informe de auditoría reciente que cubra el cuidado de la piel. El artículo 8 presume las buenas prácticas de fabricación cuando se siguen normas armonizadas, y la ISO 22716 es esa guía para la producción, el control, el almacenamiento y la expedición.¹⁵ Compruebe la fecha: el certificado del año pasado no dice nada de los lotes de este año.

Para la certificación, tome el certificado y busque los productos en el directorio COSMOS.⁶ Compruebe tres cosas: el nombre del certificador, que cada referencia que incorpora está cubierta y la fecha de validez. Si la marca usa el sello COSMOS Organic en un producto y COSMOS Natural en otro, sus cartelas de lineal deben seguir al producto, no a la marca. La guía de COSMOS explica la diferencia.

¿Qué se comprueba cuando llega una entrega?

La etiqueta, el lote y las fechas, en una caja abierta por referencia. El artículo 6, apartado 2, convierte estas comprobaciones en obligaciones del distribuidor antes de poner un producto a disposición.¹ Le sugerimos una rutina breve de recepción:

1. Nombre y dirección de la persona responsable presentes y coincidentes con el elemento 1.
2. Número de lote en el envase y en el albarán.
3. Fecha de duración mínima, o el símbolo de periodo después de la apertura para los productos que duran más de 30 meses.¹
4. Lista de ingredientes encabezada por «Ingredients», en el mismo orden que el INCI que tiene archivado.
5. Idioma adecuado para su mercado.
6. Precauciones cuando el producto las requiera.

Fotografíe la primera caja de cada referencia y archive la foto como elemento 7. Cuando un proveedor cambie una etiqueta, la siguiente foto lo mostrará de inmediato.

¿Cómo afectan a su stock las fechas del Reglamento 2023/1545 sobre alérgenos?

Dividen su stock en dos. El Reglamento (UE) 2023/1545 añade 56 alérgenos de fragancias a la lista de etiquetado, declarados individualmente por encima del 0,001% en productos sin aclarado y del 0,01% en productos con aclarado.² Los productos introducidos en el mercado después del 31 de julio de 2026 deben llevar el etiquetado ampliado; los introducidos antes de esa fecha pueden seguir a la venta hasta el 31 de julio de 2028.³

En la práctica:

• Ahora: en la recepción, compruebe que las entregas nuevas muestran las declaraciones ampliadas de alérgenos cuando corresponda.
• Hasta finales de 2027: venda primero los envases más antiguos. Señale la posición en el lineal de cualquier stock anterior a agosto de 2026.
• Antes de julio de 2028: todo envase sin el etiquetado ampliado sale del lineal.

El etiquetado ampliado también importa en el mostrador. Un cliente con una alergia conocida lee en el INCI los alérgenos declarados, así que su equipo debe saber qué productos los llevan. La guía del lineal para piel sensible incluye el argumentario de mostrador. Para los productos con retinol se aplica otro conjunto de límites y fechas según el Reglamento (UE) 2024/996; la guía de los límites de retinol los trata.

¿Necesita fichas de datos de seguridad o certificados de análisis?

No. Los requisitos de fichas de datos de seguridad de REACH excluyen los productos cosméticos acabados destinados al usuario final.⁴ Los certificados de análisis son un documento interno del fabricante para liberar lotes y no forman parte del contenido del PIF enumerado en el artículo 11, apartado 2.¹ Si su propio sistema de calidad los exige, solicítelos; si no, el INCI, la confirmación de la evaluación de la seguridad y el registro de lotes son los documentos que responden a un cliente o a un inspector.

¿Cómo gestiona Endless Pure el archivo de proveedores?

La información de producto está a disposición de los socios; la ficha para compradores recoge los datos de la marca y sus condiciones:

• Información de producto: a disposición de los socios en cuanto se verifica la cuenta; los socios reciben materiales de marketing e información de producto.
• Certificación: todas las fórmulas, salvo los Eye Renewal Patches, tienen la certificación ECOCERT COSMOS (Natural u Organic).
• Normativa: las fórmulas cumplen el Reglamento (CE) n.º 1223/2009.
• BPF: fabricación en instalaciones con BPF certificadas ISO 22716 en Letonia, Francia y Norteamérica.
• Lotes: cada pedido mayorista es un lote nuevo, con un plazo de producción que depende del volumen del pedido, enviado con seguimiento, así que su albarán y su número de lote llegan juntos.

La guía central para farmacias muestra las líneas y las condiciones profesionales.