Документи от доставчика на козметика: какво трябва да пази аптеката

Какви документи трябва да пази аптеката за всяка марка за грижа за кожата?

Девет елемента, разделени на това, което доставчикът Ви дава веднъж, и това, което сами изграждате при всяка доставка. Правните задължения за безопасността са на отговорното лице; Вашите задължения като дистрибутор са да проверявате етикетите, да съхранявате правилно и да проследявате партидите. Досието доказва, че сте направили и двете. Наръчникът за сертификатите обяснява кои етикети са задължителни по закон и кои са доброволни; тази страница е работното досие.

Членовете се отнасят до Регламент (ЕО) № 1223/2009.¹

Как трябва да изглеждат документите за отговорното лице и безопасността?

Кратки писмени изявления, а не дебели папки. Поискайте за всяка марка едно писмо или имейл, в което са посочени отговорното лице и неговият адрес в ЕС, потвърждава се нотификацията в CPNP за всеки SKU от поръчката Ви и се потвърждава, че за всеки от тях съществуват оценка на безопасността и досие с информация за продукта.¹ След това сравнете адреса с опаковка. Несъответствието между документите и опаковката е първата празнина, която да търсите, и е достатъчно основание да задържите включването на продукта, докато не бъде обяснено.

Обикновено няма да видите PIF. Член 11 изисква то да е леснодостъпно за контролните органи на адреса, посочен в нотификацията, и да се пази десет години след пускането на пазара на последната партида.¹ Вашето доказателство е потвърждението, подредено по дата.

Какво се приема за доказателство за GMP и сертифициране?

За GMP: сертификат по ISO 22716 или скорошен доклад от одит, който обхваща козметиката за грижа за кожата. Член 8 предполага добра производствена практика, когато се спазват хармонизирани стандарти, а ISO 22716 е това ръководство за производството, контрола, съхранението и експедицията.¹⁵ Проверете датата: сертификатът от миналата година не казва нищо за партидите от тази година.

За сертифицирането: вземете сертификата и потърсете продуктите в каталога на COSMOS.⁶ Проверете три неща: името на сертифициращия орган, дали всеки SKU, който предлагате, е обхванат, и срока на валидност. Ако марката използва знака COSMOS Organic за един продукт и COSMOS Natural за друг, рафтовите Ви карти трябва да следват продукта, а не марката. Наръчникът за COSMOS обяснява разликата.

Какво проверявате, когато пристигне доставка?

Етикета, партидата и датите, на по един отворен кашон за всеки SKU. Член 6, параграф 2 определя тези проверки като задължение на дистрибутора, преди продуктът да бъде предоставен на пазара.¹ Предлагаме кратка процедура при приемане на стоката:

1. Името и адресът на отговорното лице са налице и съвпадат с елемент 1.
2. Партиден номер на опаковката и в стоковата разписка.
3. Дата на минимална трайност или символ за период след отваряне при продукти с трайност над 30 месеца.¹
4. Списък на съставките, озаглавен „Ingredients“, в същия ред като INCI, който пазите.
5. Език, подходящ за Вашия пазар.
6. Предпазни мерки, когато продуктът изисква такива.

Снимайте първия кашон от всеки SKU и запазете снимката като елемент 7. Когато доставчикът промени етикет, следващата снимка веднага го показва.

Как сроковете за алергените по 2023/1545 засягат стоката Ви?

Те разделят стоката Ви на две. Регламент (ЕС) 2023/1545 добавя 56 алергена от парфюми към списъка за етикетиране, които се посочват поотделно над 0,001% в продуктите без отмиване и 0,01% в продуктите с отмиване.² Продуктите, пуснати на пазара след 31 юли 2026 г., трябва да имат разширеното етикетиране; продуктите, пуснати на пазара преди тази дата, могат да останат в продажба до 31 юли 2028 г.³

На практика:

• Сега: при приемане на стоката проверете дали новите доставки посочват разширените декларации за алергени, където е приложимо.
• През 2027 г.: продавайте първо по-старите опаковки. Отбележете мястото на рафта на всяка стока отпреди август 2026 г.
• До юли 2028 г.: всяка опаковка без разширеното етикетиране се сваля от рафта.

Разширеното етикетиране има значение и на щанда. Клиент с известна алергия чете реда INCI за посочени алергени, затова екипът Ви трябва да знае кои продукти ги съдържат. Наръчникът за рафт за чувствителна кожа съдържа репликите за щанда. За продуктите с ретинол важат отделни граници и срокове по Регламент (ЕС) 2024/996; наръчникът за лимитите за ретинол ги разглежда.

Нужни ли са информационни листове за безопасност или сертификати за анализ?

Не. Изискванията на REACH за информационни листове за безопасност не се прилагат за готовите козметични продукти, предназначени за крайния потребител.⁴ Сертификатите за анализ са вътрешен документ на производителя за освобождаване на партидата и не са част от съдържанието на PIF, изброено в член 11, параграф 2.¹ Ако Вашата собствена система за качество ги изисква, поискайте ги; в противен случай INCI, потвърждението за оценка на безопасността и записът за партидата са документите, с които отговаряте на клиент или инспектор.

Как Endless Pure помага с досието на доставчика?

Продуктовата информация е достъпна за партньорите; информационният лист за купувачи описва фактите за марката и условията:

• Продуктова информация: достъпна за партньорите, след като акаунтът бъде потвърден; партньорите получават маркетингови материали и продуктова информация.
• Сертификация: всяка формула с изключение на Eye Renewal Patches е сертифицирана по ECOCERT COSMOS (Natural или Organic).
• Регламент: формулите отговарят на Регламент (ЕО) № 1223/2009.
• GMP: производство в GMP обекти, сертифицирани по ISO 22716, в Латвия, Франция и Северна Америка.
• Партиди: всяка поръчка на едро е прясна партида, като срокът на производство зависи от обема на поръчката, изпратена с проследяване, така че стоковата разписка и партидният номер пристигат заедно.

Страницата за аптеки показва линиите и търговските условия.

Endless Pure предлага атрактивен марж до 50%. Точните търговски условия и цени са достъпни във Вашия търговски акаунт след потвърждаване на бизнеса Ви.