Documenten van huidverzorgingsleveranciers: wat een Nederlandse apotheek in huis moet hebben

Welke documenten bewaart een apotheek voor elk huidverzorgingsmerk?

Negen onderdelen, verdeeld over wat de leverancier u één keer geeft en wat u zelf bij elke levering opbouwt. De wettelijke plichten voor veiligheid liggen bij de verantwoordelijke persoon; uw plichten als distributeur zijn etiketten controleren, correct opslaan en batches traceren. Het dossier bewijst dat u beide hebt gedaan. De gids over certificeringen legt uit welke vermeldingen wettelijk verplicht zijn en welke vrijwillig; deze pagina is het werkdossier.

De artikelen verwijzen naar Verordening (EG) nr. 1223/2009.¹

Hoe zien de documenten over de verantwoordelijke persoon en de veiligheid eruit?

Korte schriftelijke verklaringen, geen dikke dossiers. Vraag per merk één brief of e-mail die de verantwoordelijke persoon en het EU-adres noemt, de CPNP-notificatie bevestigt voor elke SKU op uw order en bevestigt dat er voor elk product een veiligheidsbeoordeling en een productinformatiedossier bestaan.¹ Vergelijk daarna het adres met een verpakking. Een verschil tussen papieren en verpakking is het eerste gat om naar te zoeken, en het is reden genoeg om de opname aan te houden tot het is verklaard.

Het PIF krijgt u normaal niet te zien. Artikel 11 vereist dat het voor de autoriteiten direct toegankelijk is op het adres dat in de notificatie is opgegeven en dat het tien jaar wordt bewaard nadat de laatste batch in de handel is gebracht.¹ Uw bewijs is de bevestiging, opgeborgen op datum.

Wat geldt als bewijs voor GMP en certificering?

Voor GMP: een ISO 22716-certificaat of een recent auditrapport dat huidverzorging dekt. Artikel 8 gaat uit van goede productiepraktijken als geharmoniseerde normen worden gevolgd, en ISO 22716 is die richtlijn voor productie, controle, opslag en verzending.¹⁵ Controleer de datum: het certificaat van vorig jaar zegt niets over de batches van dit jaar.

Voor certificering: neem het certificaat en zoek de producten op in de COSMOS-database.⁶ Controleer drie dingen: de naam van de certificeerder, dat elke SKU die u opneemt gedekt is, en de geldigheidsdatum. Gebruikt het merk op het ene product het keurmerk COSMOS Organic en op het andere COSMOS Natural, dan volgen uw schapkaarten het product, niet het merk. De COSMOS-gids legt het verschil uit.

Wat controleert u als een levering binnenkomt?

Het etiket, de batch en de data, op één geopende doos per SKU. Artikel 6, lid 2, maakt dit de controles van de distributeur voordat een product wordt aangeboden.¹ Wij raden een korte ontvangstroutine aan:

1. Naam en adres van de verantwoordelijke persoon aanwezig en gelijk aan onderdeel 1.
2. Batchnummer op de verpakking en op de pakbon.
3. Datum van minimale houdbaarheid, of een symbool voor de houdbaarheid na opening bij producten die langer dan 30 maanden houdbaar zijn.¹
4. Ingrediëntenlijst met de kop "Ingredients", in dezelfde volgorde als de INCI die u bewaart.
5. Taal die geschikt is voor uw markt.
6. Voorzorgsmaatregelen waar het product die nodig heeft.

Fotografeer de eerste doos van elke SKU en berg de foto op als onderdeel 7. Als een leverancier een etiket wijzigt, laat de volgende foto dat meteen zien.

Wat betekenen de allergenendata van 2023/1545 voor uw voorraad?

Ze splitsen uw voorraad in tweeën. Verordening (EU) 2023/1545 voegt 56 parfumallergenen toe aan de etiketteringslijst, afzonderlijk te vermelden boven 0,001% in leave-onproducten en 0,01% in afspoelbare producten.² Producten die na 31 juli 2026 in de handel worden gebracht, moeten de uitgebreide etikettering dragen; producten die vóór die datum in de handel zijn gebracht, mogen tot 31 juli 2028 verkocht blijven worden.³

In de praktijk:

• Nu: controleer bij ontvangst of nieuwe leveringen waar relevant de uitgebreide allergenenvermelding tonen.
• Tot en met 2027: verkoop oudere verpakkingen eerst. Markeer de schappositie van voorraad van vóór augustus 2026.
• Uiterlijk juli 2028: elke verpakking zonder de uitgebreide etikettering gaat uit het schap.

De uitgebreide etikettering telt ook aan de balie. Een klant met een bekende allergie leest in de INCI-regel de benoemde allergenen, dus uw team hoort te weten welke producten ze bevatten. De gids voor het schap voor de gevoelige huid bevat de baliegesprekken. Voor retinolproducten gelden aparte limieten en data volgens Verordening (EU) 2024/996; de gids over de retinollimieten behandelt die.

Hebt u veiligheidsinformatiebladen of analysecertificaten nodig?

Nee. De eisen van REACH voor veiligheidsinformatiebladen gelden niet voor cosmetische eindproducten die voor de eindgebruiker zijn bestemd.⁴ Analysecertificaten zijn een intern document van de fabrikant voor de vrijgave van batches en maken geen deel uit van de inhoud van het PIF die in artikel 11, lid 2, wordt opgesomd.¹ Vraagt uw eigen kwaliteitssysteem erom, vraag ze dan op; anders zijn de INCI, de bevestiging van de veiligheidsbeoordeling en de batchregistratie de documenten waarmee u een klant of inspecteur antwoordt.

Hoe gaat Endless Pure om met het leveranciersdossier?

Productinformatie is beschikbaar voor partners; het factsheet voor inkopers zet de feiten en voorwaarden van het merk op een rij:

• Productinformatie: beschikbaar voor partners zodra het account is geverifieerd; partners krijgen marketingmateriaal en productinformatie.
• Certificering: elke formule behalve de Eye Renewal Patches is ECOCERT COSMOS-gecertificeerd (Natural of Organic).
• Regelgeving: de formules voldoen aan Verordening (EG) nr. 1223/2009.
• GMP: gemaakt in ISO 22716-gecertificeerde GMP-faciliteiten in Letland, Frankrijk en Noord-Amerika.
• Batches: elke groothandelsorder is een verse batch, met een productietijd die afhangt van het bestelvolume, verzonden met track-and-trace, dus uw pakbon en batchnummer komen samen binnen.

Het overzicht voor apotheken toont de lijnen en handelsvoorwaarden.