Unterlagen von Hautpflegelieferanten: was eine Apotheke in Deutschland vorhalten sollte

Welche Unterlagen sollte eine Apotheke für jede Hautpflegemarke vorhalten?

Neun Elemente, aufgeteilt in das, was der Lieferant Ihnen einmal gibt, und das, was Sie bei jeder Lieferung selbst anlegen. Die rechtlichen Pflichten zur Sicherheit liegen bei der verantwortlichen Person; Ihre Pflichten als Händler sind, Etiketten zu prüfen, richtig zu lagern und Chargen rückverfolgbar zu halten. Die Akte belegt beides. Der Ratgeber zu Zertifizierungen erklärt, welche Kennzeichnungen gesetzlich vorgeschrieben und welche freiwillig sind; diese Seite ist die Arbeitsakte.

Die Artikel beziehen sich auf die Verordnung (EG) Nr. 1223/2009.¹

Wie sollten die Unterlagen zur verantwortlichen Person und zur Sicherheit aussehen?

Kurze schriftliche Erklärungen, keine dicken Ordner. Bitten Sie pro Marke um einen Brief oder eine E-Mail, die die verantwortliche Person und ihre EU-Adresse nennt, die CPNP-Notifizierung für jeden Artikel Ihrer Bestellung bestätigt und bestätigt, dass für jeden eine Sicherheitsbewertung und eine Produktinformationsdatei vorliegen.¹ Vergleichen Sie dann die Adresse mit einer Verpackung. Eine Abweichung zwischen Unterlagen und Verpackung ist die erste Lücke, nach der Sie suchen sollten, und reicht aus, um die Listung zurückzustellen, bis sie geklärt ist.

Die PIF selbst bekommen Sie in der Regel nicht zu sehen. Nach Artikel 11 muss sie für die Behörden an der in der Notifizierung angegebenen Adresse leicht zugänglich sein und zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen der letzten Charge aufbewahrt werden.¹ Ihr Nachweis ist die Bestätigung, abgelegt mit Datum.

Was gilt als Nachweis für GMP und Zertifizierung?

Für GMP ein Zertifikat nach ISO 22716 oder ein aktueller Auditbericht, der Hautpflege abdeckt. Artikel 8 vermutet gute Herstellungspraxis, wenn harmonisierte Normen eingehalten werden, und ISO 22716 ist der entsprechende Leitfaden für Produktion, Kontrolle, Lagerung und Versand.¹⁵ Prüfen Sie das Datum: Das Zertifikat vom letzten Jahr sagt nichts über die Chargen dieses Jahres.

Für die Zertifizierung lassen Sie sich das Zertifikat geben und suchen die Produkte im COSMOS-Verzeichnis.⁶ Prüfen Sie drei Dinge: den Namen der Zertifizierungsstelle, ob jeder gelistete Artikel abgedeckt ist, und das Gültigkeitsdatum. Verwendet die Marke bei einem Produkt das Siegel COSMOS Organic und bei einem anderen COSMOS Natural, müssen Ihre Regalschilder dem Produkt folgen, nicht der Marke. Der COSMOS-Ratgeber erklärt den Unterschied.

Was prüfen Sie, wenn eine Lieferung eintrifft?

Etikett, Charge und Daten, an einem geöffneten Karton pro Artikel. Nach Artikel 6 Absatz 2 sind das die Prüfungen des Händlers, bevor ein Produkt auf dem Markt bereitgestellt wird.¹ Wir empfehlen eine kurze Routine beim Wareneingang:

1. Name und Adresse der verantwortlichen Person vorhanden und übereinstimmend mit Element 1.
2. Chargennummer auf der Verpackung und auf dem Lieferschein.
3. Mindesthaltbarkeitsdatum oder, bei Produkten mit mehr als 30 Monaten Haltbarkeit, ein Symbol für die Verwendungsdauer nach dem Öffnen.¹
4. Inhaltsstoffliste mit der Überschrift „Ingredients“, in derselben Reihenfolge wie die INCI in Ihrer Akte.
5. Sprache, die für Ihren Markt geeignet ist.
6. Vorsichtsmaßnahmen, wo das Produkt sie erfordert.

Fotografieren Sie den ersten Karton jedes Artikels und legen Sie das Foto als Element 7 ab. Ändert ein Lieferant ein Etikett, zeigt das nächste Foto es sofort.

Wie wirken sich die Allergenfristen nach 2023/1545 auf Ihre Ware aus?

Sie teilen Ihren Bestand in zwei Teile. Die Verordnung (EU) 2023/1545 nimmt 56 Duftstoffallergene in die Kennzeichnungsliste auf, einzeln anzugeben ab 0,001 % in Produkten, die auf der Haut verbleiben, und ab 0,01 % in abzuspülenden Produkten.² Produkte, die nach dem 31. Juli 2026 in Verkehr gebracht werden, müssen die erweiterte Kennzeichnung tragen; Produkte, die vor diesem Datum in Verkehr gebracht wurden, dürfen bis zum 31. Juli 2028 verkauft werden.³

In der Praxis:

• Jetzt: Prüfen Sie beim Wareneingang, ob neue Lieferungen gegebenenfalls die erweiterten Allergenangaben tragen.
• Bis Ende 2027: Verkaufen Sie ältere Verpackungen zuerst ab. Markieren Sie den Regalplatz von Ware, die vor August 2026 in Verkehr gebracht wurde.
• Bis Juli 2028: Jede Verpackung ohne erweiterte Kennzeichnung kommt aus dem Regal.

Die erweiterte Kennzeichnung zählt auch am HV-Tisch. Eine Kundin mit bekannter Allergie liest die INCI auf deklarierte Allergene hin; Ihr Team sollte also wissen, welche Produkte sie enthalten. Der Ratgeber zum Regal für empfindliche Haut enthält die Gesprächsvorlagen. Für Retinolprodukte gelten nach der Verordnung (EU) 2024/996 eigene Grenzwerte und Fristen; der Ratgeber zu den Retinol-Grenzwerten behandelt sie.

Brauchen Sie Sicherheitsdatenblätter oder Analysenzertifikate?

Nein. Die Anforderungen der REACH-Verordnung an Sicherheitsdatenblätter gelten nicht für kosmetische Fertigerzeugnisse für Endverbraucher.⁴ Analysenzertifikate sind interne Dokumente des Herstellers zur Chargenfreigabe und gehören nicht zu den Inhalten der PIF nach Artikel 11 Absatz 2.¹ Verlangt Ihr eigenes Qualitätssystem danach, fordern Sie sie an; ansonsten sind INCI, Bestätigung der Sicherheitsbewertung und Chargenbeleg die Unterlagen, mit denen Sie einer Kundin oder einer Kontrolle antworten.

Wie geht Endless Pure mit der Lieferantenakte um?

Produktinformationen stehen Partnern zur Verfügung; das Datenblatt für Einkäufer fasst die Fakten und Konditionen der Marke zusammen:

• Produktinformationen: für Partner verfügbar, sobald das Konto verifiziert ist; Partner erhalten Marketingmaterial und Produktinformationen.
• Zertifizierung: Jede Rezeptur außer den Eye Renewal Patches ist ECOCERT COSMOS zertifiziert (Natural oder Organic).
• Verordnung: Die Rezepturen entsprechen der Verordnung (EG) Nr. 1223/2009.
• GMP: hergestellt in zertifizierten GMP-Betrieben nach ISO 22716 in Lettland, Frankreich und Nordamerika.
• Chargen: Jede Großhandelsbestellung ist eine frische Charge, mit einer Produktionszeit je nach Bestellvolumen, und wird mit Sendungsverfolgung verschickt; Lieferschein und Chargennummer kommen also zusammen an.

Der Überblick für Apotheken zeigt die Linien und Handelskonditionen.